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La qualificazione e la selezione dei fornitori

La qualificazione e la successiva valutazione dei fornitori, strutturata a livello di Gruppo, è basata sulla verifica di requisiti di qualità tecnica, economica, organizzativa, del rispetto delle norme ambientali e di sicurezza, nonché sull'accettazione del Codice Etico del Gruppo. La Funzione Qualificazione Fornitori della Direzione Centrale Acquisti e Appalti gestisce per tutto il Gruppo il processo di qualificazione e valutazione dei fornitori, gestisce la banca dati dei fornitori qualificati ed elabora la reportistica per la valutazione degli stessi.

La valutazione e il controllo dei fornitori

Per quanto riguarda la valutazione fornitori, nel 2011 è stato migliorato il modello di monitoraggio e la gestione della valutazione periodica degli stessi attraverso l'introduzione di una reportistica trimestrale che permette al referente aziendale di verificare le prestazioni contrattuali dei fornitori nelle tre dimensioni fondamentali della qualità, della sicurezza e dell'ambiente con la possibilità di sospensione temporanea di 3 o 6 mesi del rapporto contrattuale nel caso il fornitore incorra in casi di non conformità gravi o molto gravi.
Le verifiche da parte dei referenti aziendali avvengono per le forniture di beni nel momento del ricevimento degli stessi, mentre per le prestazioni di servizi e di lavori la verifica avviene trimestralmente nel corso dell'esecuzione delle prestazioni mediante la compilazione e l'aggiornamento di apposite check list di valutazione che tengono conto anche di elementi riguardanti eventuali subappaltatori. La numerosità dei controlli per i servizi e per i lavori viene definita sulla base dell'importo contrattuale, del periodo di durata del contratto nonché dell'impatto sulla qualità, sulla sicurezza e sull'ambiente delle prestazioni oggetto di monitoraggio. Nel corso dell'ultimo trimestre 2011 sono state aggiornate 4 check list riguardanti il pronto intervento, la manutenzione programmata delle reti, la raccolta differenziata e la raccolta di rifiuti ingombranti, introducendo ulteriori elementi di monitoraggio per i subappaltatori nonché controlli sulla sicurezza. In caso di rilievi su beni o prestazioni non conformi, il referente aziendale deve registrare e gestire l'evento per garantirne la tracciabilità e l'effetto sulla valutazione periodica del fornitore.
Nel 2011 sono proseguiti gli audit interni per la verifica delle procedure adottate: anche sugli elementi riscontrati durante questi incontri si è sviluppato il piano formativo per i referenti aziendali.
Nel 2011 sono inoltre proseguite le visite ispettive presso le sedi dei fornitori di beni strategici, riscontrando in alcuni casi comportamenti parzialmente non conformi che sono stati tempestivamente evidenziati e corretti in breve tempo, con verifica successiva dell'efficacia delle azioni correttive.
Le visite ispettive effettuate sono state 10, svolte presso fornitori qualificati per valutare la conformità dei loro processi produttivi agli standard ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001.
Con riferimento ai fornitori del Gruppo, nel 2011 sono state rilevate 838 non conformità, di cui 714 risultavano chiuse al 31 dicembre 2011.

Il sistema di vendor management

Il progetto Vendor management rappresenta per il Gruppo Hera una importante evoluzione nel rapporto con i propri fornitori integrando la piattaforma di e-procurement, introducendo nuovi strumenti tesi a semplificare il rapporto operativo con i fornitori dando maggior centralità al processo di qualificazione e valutazione dei fornitori all'interno del sistema certificato del Gruppo.
All'interno dell'area di qualificazione fornitori sarà possibile accedere alle merceologie di acquisto del Gruppo Hera, permettendo di usufruire dei seguenti servizi:

  • aggiornare autonomamente i profili di interesse, candidandosi eventualmente per nuovi gruppi merce all'interno del sistema di fornitori accreditati;
  • mantenere aggiornata in forma autonoma la propria anagrafica (in particolare persona di contatto e indirizzi mail) nonché lo scadenziario dei documenti di qualifica fornitori;
  • verificare il proprio stato di qualifica e valutazione;
  • avere la possibilità di essere interpellati con maggior frequenza per presentare offerte economiche;
  • avere la possibilità di ricevere informazioni relative all'aggiudicazione di una commessa;
  • essere aggiornati sulle iniziative di interesse economico del Gruppo;
  • accedere alle modalità di firma digitale (sviluppo previsto nel 2012).

In conseguenza dell'avvio del nuovo sistema di Vendor management nel corso del 2011 sono state programmate numerose sessioni formative, suddivise per aree tematiche, propedeutiche a ripercorrere le fasi salienti del monitoraggio fornitori e della relativa valutazione periodica, con particolare attenzione agli aspetti legati alla sicurezza e monitoraggio infortuni.
Alla fine di dicembre tutte le aree tematiche Ambiente e Reti hanno ricevuto la formazione prevista (sono stati convocati più di 400 referenti aziendali e loro assistenti); per le altre strutture i corsi si sono svolti nel primo bimestre del 2012 (le persone formate sono state circa 700). Sono state coinvolte nella formazione anche le società controllate del Gruppo.
Per i fornitori che richiedono l'inserimento nel sistema di qualificazione fornitori di Hera gestito con la piattaforma e-procurement è prevista una quota di abbonamento annuale commisurata al numero di gruppi merce per i quali viene manifestato l'interesse da parte del fornitore.

I fornitori qualificati per tipologia di certificazione

Nel 2011 il Gruppo Hera ha mantenuto e rafforzato le percentuali del numero di fornitori in possesso di certificazioni, con un sensibile aumento delle certificazioni relative alla sicurezza OHSAS 18001 e alle condizioni di lavoro SA 8000, mentre il lieve calo dei certificati ISO 9001 è in parte imputabile alla razionalizzazione dei fornitori di cui al primo paragrafo.

 
Fornitori qualificati per tipologia di certificazione
n200920102011
Certificazione di qualità (ISO 9001)2.0352.1762.125
Certificazione di qualificazione alla esecuzione di lavori pubblici (SOA)567586586
Certificazioni ambientali (ISO 14001-EMAS)363427459
Sicurezza sul lavoro (OHSAS 18001)72101136
Certificazione di qualità delle analisi di laboratorio (SINAL)414245
Certificazione di qualità nella taratura degli strumenti di misura (SIT)323230
Certificazione sociale (SA 8000)212531

Nel 2011 si è registrato un ulteriore sostanziale aumento del valore delle forniture commissionate a fornitori certificati. Ciò rappresenta il risultato sia delle azioni dirette intraprese dall'azienda con il sistematico inserimento nei bandi o nella fase di qualificazione del fornitore del possesso di certificazioni come requisito obbligatorio per partecipare, sia di una maggiore sensibilità acquisita dal sistema delle imprese, consapevoli che la crescita qualitativa, nel suo complesso, rappresenta un elemento di competitività. Da evidenziare l'aumento del 29% degli acquisti da fornitori in possesso della certificazione ISO 14001 e del 38% per quelli in possesso della certificazione OHSAS 18001. Raddoppiati nel 2011 gli acquisti da fornitori con certificazione SA 8000.

 
Valore delle forniture da fornitori qualificati per tipologia di certificazione (% sul totale delle forniture)
%200920102011
Certificazione di qualità (ISO 9001)76,9%78,3%78,7%
Cert. di qualificazione alla esecuzione di lavori pubblici (SOA)41,3%38,5%37,3%
Certificazioni ambientali (ISO 14001-EMAS)33,5%35,2%44,4%
Sicurezza sul lavoro (OHSAS 18001)5,8%11,3%15,3%
Cert. di qualità delle analisi di laboratorio (SINAL)2,8%2,5%3,1%
Certificazione sociale (SA 8000)2,6%2,5%5,1%
Cert. di qualità nella taratura degli strumenti di misura (SIT)0,1%0,2%0,2%
Totale forniture complessive (milioni di €)601,6577,6589,2

Le gare aggiudicate con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa

Il Gruppo Hera in coerenza con il proprio Codice Etico e con l'obiettivo di estendere ulteriormente l'applicazione del criterio di aggiudicazione delle gare secondo l'offerta economicamente più vantaggiosa, ha affidato nel 2011 il 53% degli acquisti del Gruppo Hera con tale modalità in luogo del massimo ribasso (era il 44,6% nel 2010).
L'istruzione operativa approvata nel 2009 e finalizzata alla individuazione di criteri di sostenibilità per le diverse categorie merceologiche di acquisti di beni, servizi e lavori, continua a costituire il riferimento per la individuazione degli elementi di valutazione degli aspetti sociali e ambientali da affiancare a quelli economici nella scelta del fornitore, ove le procedure di gara consentano il ricorso al metodo dell'offerta economicamente più vantaggiosa.
Nell'ambito delle aree individuate nelle linee guida degli Approvvigionamenti del Gruppo Hera, e precisamente "rispetto dell'ambiente", "impegno sociale", "qualità delle prestazioni" e "valore economico", sono stati individuati criteri di sostenibilità frutto dell'esperienza acquisita nella gestione di gare appaltate con il metodo dell'offerta economicamente più vantaggiosa, in base alla dottrina e anche alla normativa in materia, in coerenza con gli obiettivi del Gruppo Hera.
Nella istruzione operativa "Individuazione di criteri di sostenibilità per sottocategorie merceologiche di acquisti" sono stati stabiliti in base all'importo e alla criticità dell'appalto (qualora sia un appalto a elevato impatto nei confronti dell'ambiente, della sicurezza sui luoghi di lavoro, della qualità della prestazione erogata ai clienti, della durata del contratto o dell'importo) un numero minimo di criteri di sostenibilità da considerare per la scelta del fornitore. Tra gli altri criteri si evidenziano: la gestione delle emissioni in atmosfera e del rumore, la prevenzione, riuso e riciclabilità dei rifiuti, l'efficienza energetica, la riduzione della pericolosità di sostanze utilizzate, la riduzione dei consumi idrici (per il rispetto dell'ambiente); l'adozione di un proprio Codice Etico, l'inserimento di lavoratori disabili e svantaggiati, la prevenzione degli infortuni (per l'impegno sociale); la qualità di materiali, mezzi d'opera e attrezzature, titoli e competenze professionali, prestazioni tecniche e rendimento (per la qualità delle prestazioni).
La scelta dei criteri di sostenibilità è di competenza delle Funzioni Acquisti e Appalti che scelgono i criteri da adottare in base alla tipologia della gara, alla rilevanza del criterio di sostenibilità in relazione alla gara in oggetto, alle valutazioni rispetto a gare precedentemente effettuate e alle loro risultanze. Per la scelta dei criteri e la valutazione delle offerte in fase di gara, le funzioni Acquisti e Appalti possono avvalersi del supporto tecnico della Direzione Corporate Social Responsibility e della Direzione Centrale Qualità, Sicurezza e Ambiente.

Il metodo di aggiudicazione con l'offerta economicamente vantaggiosa è applicabile a tutto il mondo acquisti, con netta prevalenza per gli acquisti di servizi e lavori, data la già forte standardizzazione delle specifiche tecniche per quanto riguarda il mondo delle forniture di materiali. Si evidenzia che il 63% degli affidamenti gestiti dalla Direzione Centrale Acquisti e Appalti (mediante gara pubblica, a seguito di sistema di qualificazione o mediante procedura negoziate senza bando) a cui è applicabile il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa è avvenuto secondo tale criterio in luogo del massimo ribasso (era il 55% nel 2010). Considerando anche gli acquisti effettuati dalle funzioni Acquisti e Appalti delle SOT, tale valore risulta esser pari al 53% (era il 45% nel 2010).

Escludendo le gare sviluppate per conto di soggetti finanziatori terzi, eventualmente vincolate a criteri di aggiudicazione al massimo ribasso, nel 2011 sono stati pubblicati 12 bandi di gara pubblica, per un importo complessivo a base d'asta di oltre 180 milioni di euro, tutti con la previsione del metodo di aggiudicazione secondo il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa.

 
Gare a evidenza pubblica con offerta economicamente più vantaggiosa
 200920102011
Valore dei bandi di gara pubblicati (milioni di euro)47,443,5182,6
% sul valore totale dei bandi di gara pubblicati100%100%100%
N. di bandi di gara pubblicati101112

Sono stati inoltre indetti 16 bandi per sistemi di qualificazione pubblica non ricompresi nel computo, in quanto la normativa prevede che sia l'importo sia il metodo di aggiudicazione siano definiti di volta in volta nelle successive procedure negoziate.
Rispetto ai bandi di gara pubblici riportati in tabella, il punteggio medio assegnato alla componente tecnica è stato di 38 punti su 100, di cui 28 relativi a criteri di sostenibilità ambientale o sociale.

 

 

 
Gare a evidenza pubblica con offerta economicamente più vantaggiosa: punteggi assegnati alle varie componenti (media ponderata sulla base dell’importo del bando)
 

Tra le gare affidate nel 2011 si evidenziano, per l'importanza delle gare e la rilevanza assegnata ai criteri di sostenibilità nella valutazione delle offerte, quelle a evidenza pubblica di seguito descritte:

  • Nella gara per l'esecuzione delle prestazioni di servizio per le attività di supporto al pronto intervento, la manutenzione di reti e la realizzazione di allacciamenti nei settori gas, acqua, fognatura nei territori di Bologna, Forlì-Cesena, Ravenna, Imola-Faenza e Rimini, con un importo a base d'asta di 44,6 milioni di euro, dei 40 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 31 a componenti di sostenibilità ambientale e sociale (formazione sulla sicurezza del lavoro, monitoraggio degli indici di frequenza e gravità degli infortuni, qualità "verde" dei veicoli utilizzati, vetustà delle attrezzature e utilizzo di procedure finalizzate al contenimento degli impatti ambientali).
  • Nella gara per l'assegnazione dei lavori di manutenzione programmata, estensione reti, allacciamenti e accessori da eseguirsi nei territori di Imola-Faenza e Modena con un importo a base d'asta di 4,8 milioni di euro, dei 25 punti riservati alla valutazione tecnica 16 sono stati riservati a componenti di sostenibilità ambientale e sociale (formazione in ambito sicurezza, contenimento indice di frequenza e gravità degli infortuni, contenimento impatti ambientali, minore impatto ambientale dei veicoli utilizzati).
  • Nella gara per l'assegnazione del servizio di lettura di contatori acqua, gas, teleriscaldamento, energia elettrica con una base d'asta di 10,1 milioni di euro, dei 30 punti riservati alla componente tecnica ne sono stati riservati 12 alla stabilità ed esperienza del personale dedicato (numero di letturisti con contratto a tempo indeterminato e con esperienza in lettura misuratori pari ad almeno 2 anni), 8 alle modalità operative atte a incrementare il numero di letture con esito positivo (es. anticipo del passaggio con affissioni, letture su appuntamento), 7 alla certificazione del dato di lettura con particolare riferimento alle modalità operative di controllo interno, 3 alla identificabilità del personale e dei mezzi in coerenza con l'immagine del Gruppo Hera.
  • Nella gara per la realizzazione di una nuova sede per i servizi di igiene ambientale a Cesena, per un importo a base di gara di circa 4 milioni, dei 30 punti destinati alla valutazione tecnica, sono stati riservati alla sostenibilità ambientale 10 punti (utilizzo di pannelli fotovoltaici, pannelli radianti a pavimento, unità di trattamento aria a miglior classe energetica, recuperatori di calore a maggior rendimento).
  • Nella gara per l'assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di raccolta e trasporto rifiuti solidi urbani e assimilati, raccolte differenziate, lavaggio contenitori, conduzione dei centri di raccolta nel territorio delle province di Forlì-Cesena, Ravenna e Rimini per un importo di circa 61 milioni di euro, dei 40 punti riservati alla componente tecnica sono stati riservati alla sostenibilità sociale 20 punti (valorizzazione dei progetti di inserimento lavorativo del personale socialmente svantaggiato) e 12 alla sostenibilità ambientale (vetustà e impatto dei mezzi utilizzati).
  • Nella gara per l'assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di spazzamento manuale e meccanizzato nel territorio delle province di Forlì-Cesena, Ravenna e Rimini per un importo a base d'asta di 29 milioni di euro, dei 40 punti riservati alla componente tecnica sono stati riservati alla sostenibilità sociale 25 punti (valorizzazione dei progetti di inserimento lavorativo del personale socialmente svantaggiato) e 7 alla sostenibilità ambientale (vetustà e impatto dei mezzi utilizzati).
  • Nella gara per l'assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di raccolta e trasporto rifiuti solidi urbani e assimilati, raccolte differenziate, lavaggio contenitori, conduzione dei centri di raccolta e attività di spazzamento manuale nel territorio gestito dalla Struttra Operativa Territoriale di Imola-Faenza per un importo a base d'asta di 12,5 milioni di euro, dei 40 punti riservati alla parte tecnica, ne sono stati riservati 20 agli aspetti di sostenibilità sociale (valorizzazione dei progetti di inserimento lavorativo di personale socialmente svantaggiato) e 12 agli aspetti di sostenibilità ambientale (vetustà e impatto ambientale dei mezzi utilizzati).
  • Nella gara per l'assegnazione delle prestazioni connesse al servizio di raccolta di rifiuti solidi urbani di varie tipologie e nel relativo trasporto agli impianti di recupero e smaltimento sul territorio gestito dalla Struttra Operativa Territoriale di Bologna per un importo a base di gara 1,4 milioni, dei 35 punti riservati alla parte tecnica, ne sono stati riservati 18 ad aspetti di sostenibilità (vetustà e impatto ambientale dei mezzi utilizzati, vetustà dei contenitori, programma di manutenzione preventiva di mezzi atta a garantire la massimizzazione della disponibilità del livello di sicurezza ed efficienza dei mezzi e delle attrezzature, adozione del Codice Etico interno e certificazione SA 8000 dei fornitori).