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La gestione dei contratti

La Direzione Centrale Acquisti e Appalti di Hera S.p.A. gestisce gli acquisti per Hera S.p.A., in stretta collaborazione con gli uffici acquisti territoriali, e quelli per le società del Gruppo per le quali è in essere un service acquisti (Herambiente, Hera Comm, Fea, Uniflotte, Famula on Line e Hera Luce).
Il Protocollo 231 in materia di approvvigionamenti, approvato dal Consiglio di Amministrazione di Hera S.p.A. nel 2010, definisce ruoli, responsabilità, principi comportamentali e modalità operative cui il personale del Gruppo, coinvolto nelle attività di approvvigionamento, deve attenersi.
Le linee guida in materia di approvvigionamenti, in sintonia con il Codice Etico del Gruppo, con il modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001 e il relativo Protocollo, rappresentano il riferimento aziendale per l'attività di scelta dei fornitori, determinando i principi ispiratori dell'attività di approvvigionamento del Gruppo nell'ipotesi di acquisizione di beni, servizi e lavori, finalizzati sia ad attività svolte in regime di libero mercato sia a quelle assoggettate alla normativa pubblicistica. Nel mese di febbraio 2011 è stata approvata la revisione della linea guida in materia di approvvigionamenti allo scopo di individuare in maniera univoca per le società del Gruppo la normativa di riferimento per gli affidamenti di forniture, servizi e lavori. In tale documento si afferma che il Gruppo Hera opera nell'ambito di un modello di organizzazione e gestione adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001, al fine di garantire l'applicazione di regole certe nella gestione degli approvvigionamenti in sintonia con il Codice Etico del Gruppo Hera e con gli obiettivi del Protocollo Approvvigionamenti (approvato dal Consiglio di Amministrazione di Hera S.p.A. in data 23 giugno 2010). Nella linea guida viene ribadito che il Gruppo Hera privilegia il metodo dell'offerta economicamente più vantaggiosa come criterio di valutazione delle offerte, utilizzando criteri di sostenibilità coerenti con i principi stabiliti dal Codice Etico del Gruppo.
Inoltre, in applicazione delle disposizioni contenute nella delibera AEEG 11/2007, come modificate dalla delibera AEEG 57/2010 in tema di separazione funzionale (cosiddetto unbundling), è stato anche sottolineato che il Gruppo Hera gestisce l'attività di approvvigionamento di beni, servizi e lavori assicurando l'applicazione di criteri di efficienza, economicità, neutralità e non discriminazione. Nei rapporti con i fornitori, garantisce l'adozione nella documentazione contrattuale di clausole volte al rispetto della riservatezza delle informazioni commercialmente sensibili relative alle attività separate funzionalmente.
Nel mese di dicembre 2011 è stata approvata la revisione 5 della procedura contenente le modalità di approvvigionamento del Gruppo Hera in coerenza con i principi contenuti nella linea guida "Approvvigionamenti di Gruppo", che definisce il processo di approvvigionamento di beni, servizi e lavori del Gruppo.
La linea guida sugli approvvigionamenti è applicata da tutte le società controllate. Alla fine del 2011, 9 società del Gruppo hanno adottato il protocollo Approvvigionamenti previsto nel modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001 (erano 5 nel 2010).

Il monitoraggio degli infortuni sul lavoro dei fornitori

Al fine di migliorare ulteriormente l'impatto infortunistico delle attività esternalizzate, Hera ha avviato nel 2009 il monitoraggio degli infortuni sul lavoro dei principali fornitori. Tale impegno rientra nell'ambito dell'implementazione del Sistema di Gestione della Sicurezza che ha portato anche alla definizione della procedura "Gestione infortuni, mancati infortuni e incidenti" e all'introduzione nei capitolati e nei contratti di appalto del modulo "Riepilogo annuale degli infortuni o incidenti occorsi alle imprese appaltatrici durante lo svolgimento di attività per conto Hera". Nel 2011 la richiesta di compilazione del modulo è stata estesa a tutti i fornitori di lavori, servizi e consulenze.
Il miglioramento del monitoraggio dei fornitori relativo alla salute e sicurezza sul lavoro è stato oggetto di un approfondimento specifico all'interno del progetto "Un anno per la sicurezza nel Gruppo Hera" all'interno del quale è stata prevista una iniziativa di formazione rivolta ai referenti aziendali (circa 700) che gestiscono le relazioni contrattuali con i fornitori.

 
Infortuni sul lavoro dei fornitori
 20102011
Valore delle forniture totali (milioni di euro)577,6589,3
Valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (milioni di euro)321,5417,9
Valore commissionato a fornitori coinvolti nel monitoraggio (%)56%71%

Nel 2011 il monitoraggio ha interessato fornitori di Hera sulle merceologie relative all’acquisto di servizi e lavori (a esclusione degli acquisti di beni e consulenze organizzative). Il valore commissionato nel 2011 ai fornitori coinvolti nel monitoraggio è stato di 417,9 milioni di euro pari al 71% delle forniture.
Alla data di redazione del presente bilancio sono stati raccolti i dati di 717 fornitori (erano 101 nel 2010) corrispondenti a un importo ordinato nel 2011 di 243 milioni di euro pari al 41% del valore totale commissionato nell’anno dal Gruppo.
L’elaborazione dei dati raccolti ha evidenziato un indice di frequenza pari a 27,2 con un indice di gravità pari a 2,5. Quest’ultimo dato è influenzato da un infortunio mortale in itinere; senza tale evento l’indice di gravità scende a 1,5.

 
Il sistema e-procurement
 200920102011
Volumi trattati con la piattaforma e-procurement12%39%70%
Fornitori con accesso alla piattaforma56%89%93%

Il 2011 ha visto l'ulteriore consolidamento della piattaforma di e-procurement che si è tradotto nel raggiungimento del 70% dei volumi negoziati su questa piattaforma (erano pari rispettivamente al 39% e al 12% nel 2010 e nel 2009) e di oltre il 93% dei fornitori qualificati con accesso codificato alla piattaforma elettronica.
Il sistema è stato ulteriormente affinato migliorandone la stabilità e l'utilizzo. Sono state poste le basi che hanno consentito di introdurre a inizio 2012, con il nuovo sistema di Vendor management, altre funzionalità che rendono l'accreditamento da parte dei fornitori diretto e l'accesso a sistema ancora più trasparente. Nuovi strumenti quali la posta elettronica certificata e la firma digitale (per la spedizione e la firma del contratto e dell'ordine) potranno consentire un ulteriore miglioramento del processo di acquisto riducendo contestualmente il ricorso alla carta.
Infine, nel corso del 2011 l’utilizzo della piattaforma è stato esteso anche alle gare pubbliche, ponendo di fatto le condizioni per considerarla a tutti gli effetti l’unico strumento di negoziazione adottato dalle Funzioni Acquisti e Appalti del Gruppo Hera.

Il Manuale di gestione dei contratti d’appalto

Nel corso del 2011 è stata approvata una revisione del Manuale di Gestione dei Contratti di Appalto nella quale viene ribadita la finalità di strumento essenziale a supporto dell’attività dei soggetti preposti al controllo delle imprese appaltatrici e subappaltatrici con particolare attenzione alla tutela del personale utilizzato nelle attività esternalizzate.
In primo luogo, sono stati aggiornati i riferimenti normativi in seguito all’entrata in vigore, in particolare, della legge 136/2010 recante norme in materia di tracciabilità dei flussi finanziari. É stato innanzitutto introdotto l’obbligo, a carico dei referenti aziendali/direttori dei lavori, di richiedere, sul portale del C.I.P.E. (Comitato Interministeriale della Programmazione Economica), il codice CUP laddove vi sia un investimento pubblico. Sempre a seguito dell’entrata in vigore di tale legge, sono stati inseriti anche gli aggiornamenti normativi in tema di tesserini identificativi del personale dell’appaltatore (che devono riportare la data di assunzione e, in caso di subappalto, la relativa autorizzazione) e in tema di utilizzo di macchine della committente da parte dell’appaltatore (art. 72 del D.Lgs. 81/2008).
Inoltre, è stata inserita l’attività di monitoraggio mensile dei subappalti autorizzati dalle aziende del Gruppo Hera, introducendo, come allegato al Manuale, uno schema che deve essere mensilmente compilato e aggiornato da parte dei referenti aziendali/direttori dei lavori.

L’utilizzo dei contratti di subappalto

Il Gruppo Hera pone in capo ai direttori dei lavori e ai referenti aziendali, soggetti preposti al controllo delle imprese esterne, l’attività istruttoria necessaria per la preventiva autorizzazione dei subappalti, nonché tutti gli adempimenti successivi necessari a monitorare l’attività delle imprese subappaltatrici in cantiere.
Il documento aziendale nel quale sono riportati gli adempimenti sia dei direttori lavori sia dei referenti aziendali, sia delle imprese appaltatrici e subappaltatrici in materia di appalti, è il manuale di gestione dei contratti di appalto, dove viene esplicitato quanto previsto nella normativa in materia di appalti pubblici di lavori e servizi.
I direttori lavori e i referenti aziendali del Gruppo Hera inviano mensilmente, su modulo predefinito in procedura, le rendicontazioni dei subappalti autorizzati nell’ambito di tutti i contratti di appalto. La Direzione Centrale Acquisti e Appalti effettua un report con cadenza trimestrale per i controlli di merito.
Nel 2011 sono stati subappaltati 28,6 milioni, pari al 6,4% dell’importo di lavori e servizi esternalizzati dal Gruppo.

I tempi di pagamento contrattuali

In coerenza con gli obiettivi di equilibrio finanziario del Gruppo Hera, i tempi di pagamento contrattuali, in ottemperanza a quanto indicato dalle linee di indirizzo del Gruppo, sono fissati in almeno 120 giorni, data fattura fine mese. Alcuni tipi di forniture possono derogare al suddetto limite, secondo quanto previsto da linea guida e procedura di Gruppo specifiche.